Rechtliches

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Nutzung der Software Bürofluss

Fassung 1.0 · gültig ab 12.09.2026

Frühere Fassungen dieser Bedingungen sind dauerhaft abrufbar unter https://bürofluss.de/agb-historie.html. Jede veröffentlichte Fassung behält ihre eigene, unveränderliche Adresse.

Diese Bedingungen richten sich ausschließlich an Unternehmerinnen und Unternehmer. Ein Vertragsschluss mit Verbraucherinnen und Verbrauchern findet nicht statt (siehe § 2).

§ 1 Vertragspartner und Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "Bedingungen") gelten für alle Verträge über die Nutzung der cloudbasierten Software "Bürofluss" (nachfolgend "Software") zwischen

Roth Systems, Einzelunternehmen Köhlstraße 10 65205 Wiesbaden-Erbenheim, Deutschland vertreten durch: Tobias Roth E-Mail: kontakt@buerofluss.de

(nachfolgend "Anbieter" oder "wir") und dem Kunden.

(2) Diese Bedingungen gelten ebenso für alle Zusatzleistungen zur Software, insbesondere für zusätzliche Nutzerplätze.

(3) Diese Bedingungen gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, wir haben ihrer Geltung ausdrücklich in Textform, also lesbar per E-Mail, Brief oder über eine Funktion im Kundenkonto und ohne Unterschrift, zugestimmt. Das gilt auch dann, wenn wir in Kenntnis solcher Bedingungen die Leistung vorbehaltlos erbringen.

(4) Vertragspartner ist die Person oder die Organisation, die sich registriert. Registriert sich ein anerkannter Betreuungsverein oder eine Betreuungskanzlei, so ist ausschließlich der Verein oder die Kanzlei als Rechtsträger Vertragspartner; die einzelnen Vereins- oder Kanzleibetreuerinnen und -betreuer erhalten Nutzerkonten innerhalb dieses Vertrags und werden nicht selbst Vertragspartner.

§ 2 Ausschließliche Nutzung durch Unternehmer

(1) Die Software wird ausschließlich Unternehmern im Sinne des § 14 Abs. 1 BGB angeboten, also natürlichen oder juristischen Personen oder rechtsfähigen Personengesellschaften, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln.

(2) Zum Kreis der zulässigen Kunden gehören insbesondere:

a) berufliche Betreuerinnen und Betreuer im Sinne des § 19 Abs. 2 des Betreuungsorganisationsgesetzes (BtOG), die nach § 22 BtOG registriert sind; b) anerkannte Betreuungsvereine im Sinne der §§ 14 ff. BtOG; c) Betreuungskanzleien und Bürogemeinschaften, die in der Rechtsform einer Gesellschaft oder als Einzelunternehmen geführt werden; d) Personen, die die Registrierung nach § 22 BtOG betreiben und die Software im Zuge der Aufnahme dieser selbständigen beruflichen Tätigkeit beschaffen (Existenzgründung).

(3) Nicht zur Nutzung als Vertragspartner berechtigt sind ehrenamtlich tätige Betreuerinnen und Betreuer im Sinne des § 19 Abs. 1 BtOG, die für die Führung der Betreuung keine Vergütung, sondern lediglich die Aufwandspauschale nach § 1878 BGB erhalten, sowie Personen, die Angehörige außerhalb einer beruflichen Tätigkeit betreuen. Für diesen Personenkreis wird kein Tarif angeboten. Absatz 5 bleibt unberührt.

(4) Der Kunde erklärt im Registrierungsvorgang durch eine gesonderte, nicht vorbelegte Auswahl, dass er die Software ausschließlich im Rahmen seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit nutzt. Vor der ersten Freischaltung prüfen wir die Unternehmereigenschaft. Der Kunde legt dazu einen Nachweis der Registrierung nach § 22 BtOG, einen Handelsregisterauszug, einen Vereinsregisterauszug oder eine vergleichbare Unterlage vor. Bis zum Eingang und zur Prüfung des Nachweises wird der Zugang nicht freigeschaltet; ein Vertragsschluss ohne geprüften Nachweis ist im Registrierungsvorgang technisch ausgeschlossen. Den Eingang des Nachweises bestätigen wir unverzüglich in Textform. Wir prüfen ihn innerhalb von fünf Werktagen nach seinem Eingang und teilen dem Kunden das Ergebnis in Textform mit. Ergibt sich, dass die Voraussetzungen des Absatzes 1 nicht vorliegen, sind wir berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von 14 Tagen zu kündigen; die Rechte des Kunden aus §§ 20 bis 23 dieser Bedingungen bleiben davon unberührt.

(5) Ein anerkannter Betreuungsverein darf im Rahmen seiner Aufgabe nach § 15 Abs. 1 Nr. 4 BtOG (Beratung und Begleitung ehrenamtlicher Betreuerinnen und Betreuer) Zugänge innerhalb seines Vertrags auch an ehrenamtlich tätige Betreuerinnen und Betreuer vergeben. Diese Personen werden dadurch nicht Vertragspartner; § 1 Abs. 4 gilt entsprechend. Die Zugangsvergabe ist keine verbotene Überlassung an Dritte im Sinne des § 14 Abs. 4. Die datenschutzrechtliche Einordnung dieser Konstellation regelt § 19 Abs. 10. Vor der Zugangsvergabe hat der Verein die dort genannten Pflichten zu erfüllen, insbesondere den Abschluss eines eigenen Vertrags nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO mit der ehrenamtlich betreuenden Person.

(6) Sollte im Einzelfall gleichwohl ein Vertrag mit einem Verbraucher zustande kommen, gelten die verbraucherschützenden Vorschriften, insbesondere das Widerrufsrecht nach § 312g Abs. 1 in Verbindung mit § 355 BGB, unabhängig von diesen Bedingungen. Für diesen Fall halten wir im Registrierungsvorgang eine Schaltflächenlösung nach § 312j Abs. 3 BGB, eine Widerrufsbelehrung nebst Muster-Widerrufsformular sowie die Kündigungsschaltfläche nach § 312k BGB (§ 11 Abs. 4) vor.

§ 3 Vertragsschluss, Vertragsdokumente, Speicherung des Vertragstextes

(1) Die Darstellung der Software auf unserer Website ist kein bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung an den Kunden, seinerseits ein Angebot abzugeben.

(2) Der Kunde gibt sein Angebot ab, indem er das Registrierungsformular vollständig und zutreffend ausfüllt, die Registrierung absendet. Mit dem Absenden stimmt er der Geltung dieser Bedingungen in der Fassung 1.0 und der Geltung des Auftragsverarbeitungsvertrags (§ 19) zu. Für beide Dokumente ist im Registrierungsvorgang eine eigene, nicht vorbelegte Auswahl vorgesehen. Das Angebot des Kunden wird erst mit dem Eingang des Nachweises nach § 2 Abs. 4 bei uns wirksam.

(3) Der Vertrag kommt mit dem Zugang unserer Bestätigung in Textform an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse zustande. An sein Angebot ist der Kunde 14 Tage ab Eingang des Nachweises nach § 2 Abs. 4 bei uns gebunden. Nehmen wir das Angebot nicht innerhalb dieser Frist an, erlischt es. Über den Eingang des Nachweises bestätigen wir dem Kunden unverzüglich in Textform.

(4) Wir stellen dem Kunden die Vertragsbestimmungen einschließlich dieser Bedingungen, der Leistungsbeschreibung nach § 5 Abs. 3 und des Auftragsverarbeitungsvertrags bei Vertragsschluss in einer Form zur Verfügung, in der er sie abrufen und in wiedergabefähiger Form speichern kann. Alle drei Dokumente werden der Registrierungsbestätigung als Datei beigefügt und zusätzlich dauerhaft im Kundenkonto zum Herunterladen bereitgehalten, jeweils mit Fassungsnummer und Datum der Zustimmung.

(5) Die Anwendung des § 312i Abs. 1 S. 1 Nr. 1 bis 3 und S. 2 BGB wird zwischen den Parteien nach § 312i Abs. 2 S. 2 BGB ausgeschlossen (technische Mittel zum Erkennen und Korrigieren von Eingabefehlern, Informationen über den Ablauf des Vertragsschlusses und die Speicherung des Vertragstextes sowie die gesonderte Bestätigung des Zugangs der Bestellung). Praktisch bedeutet das: Der Registrierungsvorgang muss keine gesonderte Korrekturseite und keine gesonderte Eingangsbestätigung enthalten. Die Pflicht nach § 312i Abs. 1 S. 1 Nr. 4 BGB (Abruf und Speicherung der Vertragsbestimmungen) bleibt unberührt; sie ist zwischen Unternehmern nicht abdingbar und wird durch Absatz 4 erfüllt.

(6) Der Vertragstext wird von uns gespeichert. Die Vertragssprache ist Deutsch.

§ 4 Testphase und Abschluss des Abonnements

(1) Nach der Registrierung erhält der Kunde eine kostenlose Testphase von drei Monaten im Funktionsumfang der Software. Die Testphase umfasst bis zu 10 Betreuungen und 1 Nutzerplatz. Die drei Monate laufen ab der ersten Freischaltung des Zugangs. Die Freischaltung erfolgt unverzüglich nach Zugang unserer Bestätigung nach § 3 Abs. 3 und nach Eingang und Prüfung des Nachweises nach § 2 Abs. 4. Die Zeit bis zur Freischaltung wird nicht auf die Testphase angerechnet. Für die Testphase werden keine Zahlungsdaten abgefragt. Sie endet ohne weiteres Zutun des Kunden und geht nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement über.

(2) Benötigt der Kunde während der Testphase mehr als 10 Betreuungen oder weitere Nutzerplätze, kann er jederzeit das Abonnement abschließen. Die Testphase endet dann mit dem Abschluss; die Entgelte nach § 8 fallen ab diesem Tag an. Zusatzleistungen sind während der Testphase nicht buchbar. Ohne Abschluss bleibt die Zahl der Betreuungen auf 10 und die Zahl der Nutzerplätze auf 1 begrenzt.

(3) Während der Testphase gelten sämtliche Pflichten dieses Vertrags einschließlich des Auftragsverarbeitungsvertrags unverändert. Die Eingabe echter Klientendaten ist zulässig und vorgesehen; die Schutzpflichten des Anbieters bestehen ab der ersten Anmeldung in vollem Umfang.

(4) Das Ende der Testphase wird dauerhaft im Kundenkonto angezeigt. Sieben Tage und einen Tag vor Ablauf weisen wir den Kunden in Textform auf das Ende der Testphase, die Möglichkeit zum Abschluss des Abonnements und die Folgen nach Absatz 5 hin. Der Versand wird protokolliert.

(5) Schließt der Kunde bis zum Ablauf der Testphase kein Abonnement ab, werden mit Ablauf die Schreibfunktionen der Software gesperrt. Der Lesezugriff auf die vorhandenen Daten, die Exportfunktion nach § 20 und der Abschluss des Abonnements bleiben für die Dauer der Frist nach § 23 Abs. 1 erhalten. Schließt der Kunde das Abonnement ab, wird die Sperre sofort aufgehoben. Für die Testphase entsteht keine Zahlungspflicht.

(6) Kündigt der Kunde innerhalb von 14 Tagen nach Abschluss des Abonnements, endet der Vertrag mit Zugang der Kündigung; bereits gezahlte Entgelte werden vollständig erstattet.

(7) Für die Daten aus einer nicht fortgesetzten Testphase gelten § 20, § 21 und § 23 entsprechend.

§ 5 Gegenstand der Leistung

(1) Wir überlassen dem Kunden die Software für die Dauer des Vertrags zur Nutzung über das Internet und stellen ihm Speicherplatz für die von ihm eingegebenen Daten zur Verfügung. Der Kunde erhält keine Kopie der Software und keine Rechte an ihrem Quellcode.

(2) Der Kunde erhält ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und auf die Vertragslaufzeit beschränktes Recht, die Software im vertraglich vereinbarten Umfang für eigene Zwecke zu nutzen.

(3) Der jeweils gebuchte Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Fassung der Produkt- und Preisseite. Eine Aufzählung sämtlicher Einzelfunktionen in diesen Bedingungen erfolgt bewusst nicht, damit Weiterentwicklungen der Software nicht jedes Mal eine Änderung dieser Bedingungen erfordern. Auf Anfrage legen wir dem Kunden die zum Zeitpunkt seines Vertragsschlusses maßgebliche Fassung der Produkt- und Preisseite vor.

(4) Die Software wird auf einem dedizierten Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland (Falkenstein) betrieben. Der Betreiber des Rechenzentrums und des Servers, die Hetzner Online GmbH, ist Unterauftragsverarbeiter (eine von uns eingesetzte Stelle, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet) im Sinne des Art. 28 Abs. 2 und Abs. 4 DSGVO. Mit ihr besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Sie ist in der Liste der Unterauftragsverarbeiter im Auftragsverarbeitungsvertrag geführt. Auf diesem Server befinden sich das Anwendungsprogramm, die Datenbank, der Dateispeicher und die Benutzeroberfläche. Der Betrieb der Software einschließlich Datenbank und Dateispeicher findet ausschließlich in Deutschland statt. Die Daten des Kunden einschließlich der Daten der von ihm betreuten Personen werden ausschließlich dort gespeichert; hiervon ausgenommen sind die Datensicherungen nach § 15 Abs. 6, die an einem zweiten Speicherort in Deutschland vorgehalten werden. Eine Verlagerung dieses Betriebs in ein Land außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt. Diese Zusage kann nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden in Textform geändert werden (§ 25 Abs. 2). Beim Versand von Transaktions-E-Mails (Absatz 6) und bei der Zahlungsabwicklung (§ 8 Abs. 6) können Kontodaten, Metadaten sowie Zustell- und Zahlungsdaten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden; die eingesetzten Stellen, die Datenkategorien und die Grundlage der Übermittlung sind dort, im Auftragsverarbeitungsvertrag und in der Datenschutzerklärung benannt. Daten der vom Kunden betreuten Personen sind davon nicht erfasst.

(5) Die Daten der vom Kunden betreuten Personen verarbeiten wir ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung und auf Weisung des Kunden. Eine Auswertung dieser Daten für eigene Zwecke findet nicht statt. Für die Daten des Kunden selbst gilt § 19 Abs. 3. Eine Verarbeitung durch Dienste künstlicher Intelligenz findet nicht statt; die Software enthält keine solchen Funktionen. Die Daten des Kunden werden nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht an Anbieter solcher Dienste übermittelt.

(6) Namen und Inhalte aus Klientenakten werden nicht per E-Mail versendet. Sie gelangen dadurch nicht in die Vereinigten Staaten von Amerika.

Beim Versand von Nachrichten aus der Software (Registrierung, Zurücksetzen von Kennwörtern, Benachrichtigungen) setzen wir den Dienstleister Resend, Plus Five Five, Inc. (handelnd als „Resend“), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA, als Unterauftragsverarbeiter ein. Die versendeten Nachrichten enthalten ausschließlich: Empfängeradresse, Absenderadresse, einen Betreff ohne Namen und ohne Aktenzeichen, den Anlass der Benachrichtigung in allgemeiner Form und einen Link in die Software. Namen, Geburtsdaten, Aktenzeichen, Gesundheits-, Vermögens- oder Behördendaten der betreuten Personen sind weder im Betreff noch im Text enthalten.

Beim Versand fallen an: Empfängeradresse, Absenderadresse, Betreff, Zeitpunkt des Versands, Zustell- und Fehlerprotokolle sowie unsere Kontodaten bei diesem Dienstleister. Diese Daten werden in den Vereinigten Staaten von Amerika gespeichert. Grundlage der Übermittlung ist EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie die Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework. Standardvertragsklauseln sind dabei ein von der Europäischen Kommission vorgegebener Mustervertrag für Übermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union. Ein Angemessenheitsbeschluss ist die Feststellung der Europäischen Kommission, dass ein Land ein gleichwertiges Schutzniveau bietet. Eine Übermittlungsfolgenabschätzung ist die Prüfung der Risiken einer solchen Übermittlung. Die Übermittlungsfolgenabschätzung und den Nachweis der Transfergrundlage stellen wir dem Kunden vor Vertragsschluss zum Abruf bereit. Einzelheiten hierzu und zu allen weiteren eingesetzten Stellen enthalten die Datenschutzerklärung und der Auftragsverarbeitungsvertrag.

(7) Die Angaben in den Absätzen 4 bis 6 und in § 24 Abs. 1 sind vereinbarte Beschaffenheit im Sinne des § 536 BGB. Wir stehen für ihre Richtigkeit nach den Regeln über die Sachmängelhaftung ein. Eine darüber hinausgehende, verschuldensunabhängige Einstandspflicht im Sinne einer Garantie nach § 276 Abs. 1 BGB übernehmen wir nicht; die Haftung richtet sich nach § 18. Das bedeutet: Wir schulden diese Eigenschaften vertraglich, und Sie haben bei einer Abweichung die Rechte aus § 16 und § 18. Wir haften aber nicht ohne jedes Verschulden, also nicht für Abweichungen, die wir nicht zu vertreten haben. Wird eine dieser Angaben unrichtig, teilen wir dies dem Kunden unverzüglich in Textform mit; § 6 Abs. 3 gilt entsprechend.

§ 6 Änderungen des Leistungsumfangs

(1) Wir dürfen den Funktionsumfang der Software ändern, soweit dies erforderlich ist

a) zur Anpassung an geänderte gesetzliche Vorgaben oder an geänderte Rechtsprechung, b) zur Behebung von Sicherheitslücken, c) zur Anpassung an geänderte technische Rahmenbedingungen bei eingesetzten Fremdkomponenten, insbesondere wenn deren Unterstützung durch den Hersteller endet, d) zur Beseitigung von Fehlern,

und die Änderung für den Kunden unter Berücksichtigung unserer Interessen zumutbar ist. Andere Anlässe berechtigen nicht zu einer Änderung.

(2) Funktionen, die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses zum gebuchten Leistungsumfang gehörten, stellen wir nur aus den in Absatz 1 lit. a bis c genannten Gründen ein oder schränken sie wesentlich ein. Ein Fehler nach Absatz 1 lit. d berechtigt uns zur Behebung, nicht zur Einstellung der betroffenen Funktion. Ist eine Behebung mit verhältnismäßigem Aufwand nicht möglich, gilt Absatz 3; der Kunde kann in diesem Fall zusätzlich das Entgelt für die Zeit ab der Einstellung mindern. Wird eine Funktion nach Satz 1 eingestellt oder wesentlich eingeschränkt, gilt ebenfalls Absatz 3. Im Übrigen bleiben diese Funktionen in ihrem wesentlichen Umfang erhalten.

(3) Wird eine solche Funktion eingestellt oder wesentlich eingeschränkt, teilen wir das mindestens sechs Wochen vorher in Textform mit. Der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung außerordentlich kündigen.

(4) Wir führen eine öffentlich abrufbare Änderungshistorie der Software.

§ 7 Grenzen der Leistung, keine Rechtsberatung, elektronischer Rechtsverkehr

(1) Wir schulden die Bereitstellung der Software. Wir schulden keine Rechtsberatung und keine Zusicherung, dass die Nutzung der Software für sich genommen die berufsrechtlichen oder verfahrensrechtlichen Pflichten des Kunden erfüllt.

(2) Die Software unterstützt die Erstellung von Anträgen, Berichten und Verzeichnissen. Ob, in welcher Form und auf welchem Weg diese Unterlagen bei dem für den Kunden zuständigen Gericht oder bei einer Behörde einzureichen sind, richtet sich nach dem jeweils anwendbaren Bundes- und Landesrecht. Der Kunde prüft das eigenverantwortlich.

(3) Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Anforderungen an die elektronische Einreichung landesrechtlich unterschiedlich geregelt sind und sich ändern können. In einzelnen Ländern ist die Einreichung des amtlichen Formulars nur noch als elektronisches Dokument zulässig; die Übersendung per einfacher E-Mail genügt dort nicht. Nach der Verordnung über die barrierefreie elektronische Antragstellung in Betreuungssachen (BeVeFoVO NRW) vom 6. August 2025 (GV. NRW. S. 704) ist die Einreichung des amtlichen Formulars für den Vergütungsantrag in Nordrhein-Westfalen seit dem 6. August 2025 (BeVeFoVO NRW, GV. NRW. S. 704) nur noch als elektronisches Dokument zulässig. Die Pflicht zur Nutzung des amtlichen Formulars gilt dort nicht für Abrechnungszeiträume, die ganz oder teilweise vor dem 1. Juli 2026 liegen. Welche Anforderungen für das für den Kunden zuständige Gericht gelten, prüft der Kunde eigenverantwortlich.

(4) Eine allgemeine Pflicht beruflicher Betreuerinnen und Betreuer, Anträge und Erklärungen aktiv als elektronisches Dokument zu übermitteln, besteht nach § 14b Abs. 1 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG) in der Fassung des Gesetzes vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607), in Kraft seit dem 1. Januar 2022, nicht; die Norm nennt Rechtsanwälte, Notare, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts. Ob eine passive Nutzungspflicht besteht, also die Pflicht, einen sicheren Übermittlungsweg für den Empfang zu eröffnen, ist nicht abschließend geklärt.

(5) Die Software erzeugt den Vergütungsantrag ausschließlich als Datei. Sie übermittelt ihn in keinem Fall an das Gericht. Die Einreichung nimmt der Kunde selbst vor. Verlangt das für ihn zuständige Gericht die elektronische Form, benötigt er dafür einen eigenen, von der Software unabhängigen elektronischen Übermittlungsweg. In Betracht kommt insbesondere ein eigenes besonderes elektronisches Bürgerpostfach (eBO) über einen eBO-Anbieter. Diesen Übermittlungsweg beschafft der Kunde selbst; die Einreichung bleibt darüber möglich. Ein Modul für den elektronischen Rechtsverkehr über ein besonderes elektronisches Bürgerpostfach ist geplant. Es wird über einen externen Partner erbracht werden; dieser Partner ist noch nicht ausgewählt. Solange das Modul nicht bereitgestellt ist, ist es nicht Vertragsgegenstand; es wird weder entgeltlich noch unentgeltlich geschuldet. Ein Entgelt für dieses Modul ist derzeit nicht vereinbart und in § 8 Abs. 1 nicht ausgewiesen. Auf diese Grenze der Leistung weisen wir vor Vertragsschluss auf der Produktseite hin; dort verwenden wir dieselbe Fassung wie in Absatz 3. Bis zur Bereitstellung des Moduls können Kunden, deren zuständiges Gericht die Einreichung des Vergütungsantrags ausschließlich als elektronisches Dokument zulässt, den Vertrag fristlos mit Wirkung zum Zugang der Kündigung kündigen. Das für die Zeit nach Vertragsende gezahlte Entgelt erstatten wir in diesem Fall taggenau anteilig. Dieses Kündigungsrecht besteht auch für Kunden mit jährlicher Zahlweise während der Mindestlaufzeit nach § 11 Abs. 3; für die Erstattung gilt § 11 Abs. 6 entsprechend. Es geht damit über die ordentliche Kündigung nach § 11 Abs. 2 hinaus, die eine Frist von 14 Tagen zum Ende des Abrechnungsmonats vorsieht und keine Erstattung auslöst. Über die Bereitstellung, die Konditionen und die dann geltenden Bedingungen informieren wir gesondert.

(6) Die Angaben in den Absätzen 3 und 4 geben die Rechtslage zum Stand 12.09.2026 wieder. Sie sind eine unverbindliche Information und keine Rechtsberatung im Sinne des Absatzes 1. Der Kunde prüft die für ihn geltenden Anforderungen eigenverantwortlich.

§ 8 Entgelte, Zählweise, Fälligkeit, Zahlungsweg

(1) Es gelten die auf der Preisseite zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses ausgewiesenen Entgelte. Weichen die Preisseite und die nachstehende Aufstellung für eine dort jeweils aufgeführte Leistung voneinander ab, gilt die für den Kunden günstigere Angabe. Leistungen, die in der nachstehenden Aufstellung nicht aufgeführt sind, sind nicht Gegenstand dieses Vertrags; ihre Buchung setzt eine gesonderte Vereinbarung voraus. Aus dem Fehlen einer Position in der Aufstellung folgt keine Unentgeltlichkeit.

Die Entgelte je Monat betragen im Einzelnen: Grundentgelt bei 1 bis 10 Betreuungen (1 Nutzerplatz enthalten) 19,00 Euro. Grundentgelt bei 11 bis 30 Betreuungen (1 Nutzerplatz enthalten) 29,00 Euro. Grundentgelt bei 31 bis 50 Betreuungen (1 Nutzerplatz enthalten) 39,00 Euro. Zuschlag für jede angefangenen zehn Betreuungen über 50 hinaus 5,00 Euro. Jeder zusätzliche Nutzerplatz 29,00 Euro.

(2) Für die Zählung gilt:

a) Betreuung im Sinne dieser Bedingungen ist jeder zum Stichtag in der Software geführte, nicht archivierte Klientendatensatz. Archivierte, beendete und verstorbene Klienten werden nicht mitgezählt. Stichtag ist der erste Tag des jeweiligen Abrechnungsmonats im Sinne des § 8 Abs. 4, also der Tag, an dem der Abrechnungsmonat beginnt. Das Grundentgelt und ein etwaiger Zuschlag nach Absatz 1 richten sich ausschließlich nach der zum Stichtag ermittelten Zahl; sinkt sie, sinken Grundentgelt und Zuschlag ab dem folgenden Abrechnungsmonat. b) Ein Nutzerplatz ist jedes aktive Benutzerkonto, unabhängig vom Umfang der Rechte. c) Das nach lit. a ermittelte Grundentgelt und ein etwaiger Zuschlag nach Absatz 1 werden dem Kunden mit der Rechnung für den betreffenden Abrechnungsmonat ausgewiesen; eine vorherige gesonderte Anzeige oder Zustimmung ist hierfür nicht erforderlich. Die zum jeweiligen Stichtag geführte Zahl der Betreuungen wird dem Kunden bereits vor Rechnungsstellung dauerhaft im Kundenkonto angezeigt (§ 8 Abs. 4). d) Beispiel: 45 Betreuungen mit einem Nutzerplatz kosten 39,00 Euro je Monat. 55 Betreuungen kosten 39,00 + 5,00 = 44,00 Euro je Monat, weil für die angefangenen zehn Betreuungen über 50 hinaus ein Zuschlag von 5,00 Euro anfällt. 61 Betreuungen kosten 39,00 + 10,00 = 49,00 Euro je Monat. Beispiel zum Stichtag: Läuft der Abrechnungsmonat vom 17.03. bis zum 16.04., so wird am 17.03. gezählt; die an diesem Tag geführte Zahl gilt für den gesamten Abrechnungsmonat.

e) Für jeden zusätzlichen Nutzerplatz gilt gleichermaßen das Entgelt nach Absatz 1 — ohne Vergünstigung oder Staffelung nach der Reihenfolge der Buchung.

(3) Alle Entgelte verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(4) Abrechnungsmonat ist der Zeitraum von einem Monat, der mit dem Tag des Abschlusses des Abonnements beginnt und am entsprechenden Tag des Folgemonats endet. Das Datum des jeweils laufenden Abrechnungsmonats, der jeweilige Stichtag nach Absatz 2 lit. a, die zu ihm ermittelte Klientenzahl und der letzte Tag der Kündigungsfrist werden dauerhaft im Kundenkonto angezeigt. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus für den laufenden Abrechnungsmonat. Werden zusätzliche Nutzerplätze während eines laufenden Abrechnungsmonats gebucht, wird der Zusatzbetrag anteilig für den verbleibenden Teil des Monats berechnet und ab dem Folgemonat in voller Höhe fällig.

(5) Bei jährlicher Zahlweise ermäßigt sich das Entgelt um 20 Prozent gegenüber der monatlichen Zahlweise. Das Jahresentgelt ist im Voraus für das jeweilige Vertragsjahr fällig. Für Verträge mit jährlicher Zahlweise gilt § 11 Abs. 3. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit wird monatlich abgerechnet, sofern der Kunde die jährliche Zahlweise nicht ausdrücklich in Textform verlängert. Für die Erstattung bei vorzeitiger Beendigung gilt § 11 Abs. 6.

(6) Die Zahlung erfolgt nach Wahl des Kunden über eine der im Bestellprozess beziehungsweise im Kundenkonto angebotenen Zahlungsarten (derzeit Kreditkarte, SEPA-Lastschrift und PayPal). Wir können die angebotenen Zahlungsarten jederzeit erweitern oder ändern; maßgeblich ist die zum Zeitpunkt der Zahlung tatsächlich angebotene Auswahl. Die Zahlungsabwicklung führt Stripe Payments Europe, Limited, 3 Dublin Landings, North Wall Quay, Dublin 1, D01 C4E0, Irland durch. Dieser Dienstleister verarbeitet die Zahlungsdaten für die Betrugsprävention, für die Identitäts- und Geldwäscheprüfung und für die Verbesserung der eigenen Produkte in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Er ist insoweit eigenständiger Verantwortlicher und nicht unser Unterauftragsverarbeiter. Welche Datenkategorien er dabei zu welchem Zweck der Produktverbesserung nutzt, ist in unserer Datenschutzerklärung, Abschnitt 8. Zahlungsabwicklung und Rechnungen, benannt. Die Zahlungsdaten werden verarbeitet in der Europäischen Union (Irland) sowie den Vereinigten Staaten von Amerika (Stripe, LLC); Übermittlungsgrundlage ist die Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise die EU-Standardvertragsklauseln, Modul 1 (Verantwortlicher an Verantwortlichen). Klienten- und Betreuungsdaten werden dabei nicht übermittelt.

(7) Erteilt der Kunde ein SEPA-Lastschriftmandat, kündigen wir jeden Einzug spätestens einen Tag vor der Fälligkeit in Textform an. Die Rechnung gilt als diese Vorabankündigung. Die Mandatsreferenz und die für den Einzug verwendete Gläubiger-Identifikationsnummer teilen wir dem Kunden mit dem Mandat mit; für den Einzug nutzen wir die von unserem Zahlungsdienstleister Stripe bereitgestellte Gläubiger-Identifikationsnummer.

(8) Rechnungen stellen wir in elektronischer Form im Format ZUGFeRD bereit. Sie werden im Kundenkonto zum Herunterladen bereitgehalten und zusätzlich an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse übermittelt. Der Kunde stimmt der elektronischen Rechnungsstellung zu.

§ 9 Zahlungsverzug

(1) Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, können wir Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe nach § 288 Abs. 2 BGB sowie die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB verlangen.

(2) Bei einem Zahlungsrückstand von mehr als einem Monatsentgelt können wir nach vorheriger Mahnung in Textform mit einer Frist von mindestens 14 Tagen die Schreibfunktionen der Software sperren. Der Lesezugriff auf die vorhandenen Daten und die Exportfunktion nach § 20 bleiben davon unberührt und bestehen auch bei offener Forderung fort. Eine vollständige Sperrung des Zugangs wegen Zahlungsverzugs erfolgt nicht; wegen offener Zahlungen sperren wir den Zugang niemals vollständig, Lesezugriff und Export bleiben in jedem Fall erhalten.

(3) Aufrechnen, also eigene Forderungen gegen unsere Rechnung verrechnen, kann der Kunde nur mit Gegenforderungen, die unbestritten, rechtskräftig festgestellt oder entscheidungsreif sind (also tatsächlich und rechtlich so eindeutig geklärt, dass ein Gericht darüber sofort entscheiden könnte). Ein Zurückbehaltungsrecht, also das vorläufige Einbehalten des Entgelts, steht ihm nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.

§ 10 Anpassung der Entgelte

(1) Wir können die Entgelte für laufende Verträge anpassen, um Änderungen der allgemeinen Kostenentwicklung weiterzugeben. Maßstab hierfür ist die Entwicklung des Verbraucherpreisindex für Deutschland (VPI), veröffentlicht vom Statistischen Bundesamt (Destatis), gegenüber dem Indexstand zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses beziehungsweise der letzten Anpassung nach diesem Paragraphen. Andere Anlässe berechtigen nicht zu einer Anpassung. Eine Anpassung darf die prozentuale Veränderung des Verbraucherpreisindex im maßgeblichen Zeitraum nicht übersteigen. Eine Erhöhung unserer Gewinnmarge über die reine Indexanpassung hinaus ist ausgeschlossen. Auf Verlangen des Kunden legen wir die zugrunde gelegten Indexwerte und die Berechnung der Anpassung in Textform dar.

(2) Eine Anpassung kündigen wir mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform an. Die Ankündigung nennt den bisherigen und den neuen Betrag, den Zeitpunkt des Inkrafttretens und die Rechte des Kunden nach den Absätzen 3 bis 5. Auf die Bedeutung eines ausbleibenden Widerspruchs weisen wir in der Ankündigung gesondert und hervorgehoben hin.

(3) Widerspricht der Kunde bis zum Zeitpunkt des Inkrafttretens nicht (§ 26), gilt die Anpassung als angenommen.

(4) Maßgeblich ist die Summe aller Erhöhungen innerhalb von zwölf aufeinanderfolgenden Monaten, bezogen auf das Entgelt zu Beginn dieses Zeitraums. Übersteigt eine einzelne Erhöhung 5 Prozent oder übersteigt diese Summe 5 Prozent, so wird die Erhöhung nur wirksam, wenn der Kunde ihr ausdrücklich in Textform zustimmt. Absatz 3 gilt insoweit nicht. Maßgeblich für die Berechnung ist das Entgelt, das zuletzt mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden oder bei Vertragsschluss vereinbart wurde. Verweigert der Kunde die ausdrückliche Zustimmung zu einer Erhöhung oberhalb dieser Schwelle, sind wir aus diesem Grund nicht zur Kündigung berechtigt. Beispiel: Erhöhen wir das Entgelt innerhalb von zwölf Monaten zweimal um je 3 Prozent, ergibt das zusammen 6 Prozent; da diese Summe 5 Prozent übersteigt, wird bereits die zweite Erhöhung nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden wirksam, nicht schon durch sein Schweigen.

(5) Widerspricht der Kunde fristgerecht, gilt der Vertrag zu den bisherigen Entgelten fort. Beide Parteien können den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt des vorgesehenen Inkrafttretens außerordentlich kündigen. Die Rechte aus §§ 20 bis 23 bleiben dem Kunden vollständig erhalten.

(6) Sinkt der Verbraucherpreisindex gegenüber dem nach Absatz 1 maßgeblichen Vergleichszeitpunkt, geben wir die Absenkung im selben Verhältnis weiter. Wir prüfen die Indexentwicklung mindestens einmal je Kalenderjahr und teilen das Ergebnis dem Kunden in Textform mit.

(7) Eine Anpassung ist frühestens zwölf Monate nach Beginn der kostenpflichtigen Nutzung und danach frühestens zwölf Monate nach dem Wirksamwerden der letzten Anpassung zulässig.

§ 11 Vertragslaufzeit und ordentliche Kündigung

(1) Der Vertrag über die kostenpflichtige Nutzung beginnt mit dem Abschluss des Abonnements und läuft auf unbestimmte Zeit.

(2) Bei monatlicher Zahlweise kann jede Partei den Vertrag mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats (§ 8 Abs. 4) kündigen.

(3) Bei jährlicher Zahlweise beträgt die Mindestlaufzeit zwölf Monate. Wird der Vertrag nicht spätestens einen Monat vor Ablauf der Mindestlaufzeit gekündigt, läuft er auf unbestimmte Zeit weiter und kann danach jederzeit mit einer Frist von einem Monat gekündigt werden. Eine automatische Verlängerung um ein weiteres volles Jahr findet nicht statt.

(4) Die Kündigung bedarf der Textform. Sie kann über die Kündigungsschaltfläche im Kundenkonto, die den Anforderungen des § 312k BGB entspricht, per E-Mail oder per Brief erklärt werden; eine Begründung ist nicht erforderlich. Der Eingang wird in Textform bestätigt.

(5) Die Kündigungsfrist nach diesem Vertrag beträgt in keinem Fall mehr als zwei Monate.

(6) Bei monatlicher Zahlweise werden bereits gezahlte Entgelte für den laufenden Abrechnungsmonat nicht anteilig erstattet. § 4 Abs. 6 (volle Erstattung bei Kündigung innerhalb von 14 Tagen nach Abschluss des Abonnements) bleibt unberührt. Bei jährlicher Zahlweise erstatten wir das auf die Zeit nach Vertragsende entfallende Entgelt taggenau anteilig. Der Jahresrabatt bleibt für den genutzten Zeitraum erhalten; wir behalten also nur den auf den genutzten Zeitraum entfallenden Anteil des rabattierten Jahresentgelts ein. Eine Nachberechnung zu den Preisen der monatlichen Zahlweise findet nicht statt. Beispiel: Bei einem Grundentgelt von 29,00 Euro je Monat (11 bis 30 Betreuungen) und jährlicher Zahlweise werden 348,00 Euro abzüglich 20 Prozent, also 278,40 Euro, für ein Vertragsjahr mit 365 Tagen gezahlt. Das sind 0,7627 Euro je Tag. Endet der Vertrag nach 7 Monaten, also nach 213 Tagen, behalten wir 213 mal 0,7627 Euro = 162,46 Euro ein und erstatten 115,94 Euro. Weitergehende gesetzliche Erstattungsansprüche bleiben unberührt.

(7) Für die Zeit nach Vertragsende gelten §§ 20 bis 23.

§ 12 Sperrung und außerordentliche Kündigung

(1) Verletzt der Kunde seine Pflichten aus diesem Vertrag, fordern wir ihn zunächst in Textform auf, innerhalb einer angemessenen Frist Abhilfe zu schaffen.

(2) Bleibt die Aufforderung erfolglos, können wir die Schreibfunktionen sperren. Der Lesezugriff auf die vorhandenen Daten und die Exportfunktion nach § 20 bleiben bestehen.

(3) Eine vollständige Sperrung des Zugangs ist nur zulässig bei einer Nutzung, die die Sicherheit der Software oder der Daten anderer Kunden gefährdet, insbesondere bei Angriffen auf die Systeme, bei der Verbreitung von Schadsoftware oder bei der Einstellung offensichtlich rechtswidriger Inhalte. Vor einer vollständigen Sperrung fordern wir den Kunden nach Absatz 1 zur Abhilfe auf; hiervon sehen wir nur ab, soweit die Gefahr eine sofortige Maßnahme zwingend erfordert. In diesem Fall unterrichten wir den Kunden unverzüglich in Textform, begründen die Maßnahme und geben ihm Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb von fünf Werktagen. Wir heben die Sperrung unverzüglich auf, sobald die Gefahr entfallen ist. Die Sperrung ist auf den betroffenen Nutzerzugang oder den betroffenen Inhalt zu beschränken, soweit das zur Gefahrenabwehr genügt. Ein Zahlungsrückstand berechtigt nicht zu einer vollständigen Sperrung; der Zahlungsverzug ist abschließend in § 9 Abs. 2 geregelt. Auch im Fall einer vollständigen Sperrung kann der Kunde einen Export nach § 20 anfordern; wir stellen ihn innerhalb von fünf Werktagen nach Eingang der Anforderung bereit. Die Unterstützung bei Anfragen betroffener Personen regelt § 19 Abs. 12.

(4) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund nach § 314 Abs. 1 BGB bleibt unberührt. Wir erklären sie innerhalb angemessener Frist nach Kenntnis der maßgebenden Umstände (§ 314 Abs. 3 BGB). Die Fälle, in denen eine Abmahnung oder eine Fristsetzung nach § 314 Abs. 2 S. 2 BGB in Verbindung mit § 323 Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 2 BGB oder nach § 314 Abs. 2 S. 3 BGB entbehrlich ist, bleiben vorbehalten (insbesondere wenn eine Partei die Erfüllung ernsthaft und endgültig verweigert, wenn sie eine Leistung nicht zu dem im Vertrag bestimmten Termin erbringt oder wenn besondere Umstände die sofortige Kündigung rechtfertigen).

§ 13 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm und seinen Nutzern eingegebenen Daten verantwortlich. Er ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Daten der von ihm betreuten Personen; für Betreuungen, die eine ehrenamtlich betreuende Person innerhalb des Vertrags eines anerkannten Betreuungsvereins führt, gilt § 19 Abs. 10. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter (§ 19).

(2) Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Unbefugte weitergegeben werden. Besteht der Verdacht, dass Zugangsdaten Unbefugten bekannt geworden sind, ist uns das unverzüglich mitzuteilen. Für Handlungen, die unter Verwendung der Zugangsdaten des Kunden vorgenommen werden, haftet der Kunde nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit er die Verwendung zu vertreten hat. Beruht die Kenntnis der Zugangsdaten auf einem Umstand aus unserem Verantwortungsbereich, trifft den Kunden keine Haftung. Auf Verlangen stellen wir dem Kunden die zu dem betreffenden Zugriff vorhandenen Protokolldaten zur Verfügung.

(3) Bindet der Kunde ein eigenes E-Mail-Postfach ein (etwa über Microsoft Graph oder über IMAP), so erfolgt der Abruf ausschließlich mit seinen eigenen Zugangsdaten und auf seine Weisung. Er stellt sicher, dass er zur Einbindung berechtigt ist und dass die Nutzungsbedingungen seines E-Mail-Anbieters dem nicht entgegenstehen.

(4) Bindet der Kunde ein Bankkonto ein, so erfolgt der Abruf ebenfalls ausschließlich mit seinen eigenen Zugangsdaten und auf seine Weisung. Dabei gilt:

a) Der Kunde beantragt bei seinem Institut den FinTS-Zugang (auch HBCI-Zugang genannt). Dieser Zugang hat eigene Zugangsdaten, die von der persönlichen Online-Banking-PIN des Kunden getrennt sind. Er ist zu verwenden, soweit das Institut ihn anbietet. b) Bietet das Institut diesen Zugang nicht an, kommt eine Anbindung nur mit der persönlichen Online-Banking-PIN des Kunden in Betracht. In diesem Fall entscheidet der Kunde, ob er das Konto einbindet. c) Verwendet der Kunde seine persönliche Online-Banking-PIN, trägt er das Risiko, dass sein Institut dies als Weitergabe an Dritte bewertet und Erstattungsansprüche kürzt (§ 675l Abs. 1, § 675v Abs. 3 Nr. 2 BGB). d) Die Anbindung erfolgt über den bankenübergreifenden FinTS-Standard; eine gesonderte Liste unterstützter Institute führen wir deshalb nicht — unterstützt wird jedes Institut, das seinen Kundinnen und Kunden einen FinTS-Zugang anbietet. Ob und mit welchem Zugangsweg das jeweilige Institut FinTS unterstützt, erfährt der Kunde direkt bei seinem Institut.

Wir speichern die eingegebene PIN nicht; sie wird ausschließlich für den einzelnen Abruf im Arbeitsspeicher gehalten. Die Übertragung erfolgt ausschließlich transportverschlüsselt. Zugangskennung und PIN werden nicht in Protokolldateien, Fehlerberichten oder Datensicherungen abgelegt. Denselben Hinweis zeigt die Software in der Maske für die Bankanbindung an.

(5) Der Kunde bewahrt die von ihm selbst erzeugten Ausleitungen (Exporte, Ausdrucke, versandte Dokumente) eigenverantwortlich auf. Eine Pflicht des Kunden, den in der Software geführten Datenbestand selbst zu sichern, besteht nicht; die Sicherung des Datenbestands schulden wir nach § 15 Abs. 6.

(6) Der Kunde hält die für die Nutzung erforderliche technische Ausstattung vor, insbesondere einen Internetzugang und einen aktuellen, vom Hersteller unterstützten Webbrowser.

§ 14 Nutzerinnen und Nutzer des Kunden

(1) Der Kunde hat das Verhalten der Personen, denen er Zugang zur Software verschafft, wie eigenes Verhalten zu vertreten, soweit diese Personen in Erfüllung seiner Pflichten aus diesem Vertrag handeln (§ 278 BGB).

(2) Der Kunde verpflichtet jede dieser Personen vor der Zugangsvergabe in Textform auf Vertraulichkeit und weist sie darauf hin, dass sie personenbezogene Daten nur auf seine Weisung verarbeiten dürfen. Für ehrenamtlich betreuende Personen, die nach § 2 Abs. 5 einen Zugang innerhalb des Vertrags eines anerkannten Betreuungsvereins erhalten und die Betreuung selbst führen, gilt Satz 1 nur hinsichtlich der Verpflichtung auf Vertraulichkeit. Ihre datenschutzrechtliche Rolle regelt § 19 Abs. 10.

(3) Der Kunde vergibt Rollen und Zugriffsrechte innerhalb der Software so, dass jede Person nur auf die Daten zugreifen kann, die sie für ihre Aufgabe benötigt. Er deaktiviert Nutzerkonten ausgeschiedener Personen unverzüglich.

(4) Der Kunde darf die Software nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere nicht dazu, offensichtlich rechtswidrige Inhalte zu speichern oder zu verbreiten, die Sicherheit unserer Systeme oder der Daten anderer Kunden zu gefährden oder die Software Dritten außerhalb seiner Organisation entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zu überlassen. Keine verbotene Überlassung an Dritte ist die Zugangsvergabe eines anerkannten Betreuungsvereins an ehrenamtlich tätige Betreuerinnen und Betreuer im Rahmen des § 15 Abs. 1 Nr. 4 BtOG (§ 2 Abs. 5).

§ 15 Verfügbarkeit, Wartung und Datensicherung

(1) Die Parteien vereinbaren als vertragsgemäße Beschaffenheit eine Verfügbarkeit der Software von 99,0 Prozent je Kalendermonat. 99,0 Prozent je Kalendermonat bedeuten, dass die Software in einem Monat bis zu rund 7 Stunden nicht erreichbar sein darf, ohne dass ein Mangel vorliegt.

(2) Verfügbarkeit ist das Verhältnis der Zeit, in der die Kernfunktionen der Software über das Internet erreichbar sind, zur Gesamtzeit des Kalendermonats. Gemessen wird am Übergabepunkt zwischen dem Rechenzentrum und dem Internet, also an der Stelle, an der unser Rechenzentrum mit dem öffentlichen Netz verbunden ist. Gemessen wird damit der Weg bis zum Ausgang unseres Rechenzentrums. Störungen des eigenen Internetzugangs des Kunden oder seines Netzbetreibers zählen nicht als Ausfallzeit.

Wir prüfen die Erreichbarkeit der Software automatisiert und in kurzen, regelmäßigen Abständen von einem Punkt außerhalb unseres eigenen Rechenzentrums aus. Das genaue Prüfverfahren ist im Prüfprotokoll dokumentiert, das wir dem Kunden auf Anfrage vorlegen. Störungen, die kürzer sind als das Prüfintervall, gereichen dem Kunden nicht zum Nachteil.

Die Messwerte des jeweiligen Kalendermonats stellen wir dem Kunden unaufgefordert im Kundenkonto bereit. Dem Kunden steht der Nachweis der Nichtverfügbarkeit auch auf andere geeignete Weise offen; unserer Messung kommt keine ausschließliche Beweiswirkung zu.

(3) Nicht als Ausfallzeit gelten:

a) angekündigte Wartungsarbeiten von höchstens 4 Stunden je Kalendermonat, die wir mindestens 48 Stunden im Voraus in Textform ankündigen und außerhalb der Zeit von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr an Werktagen durchführen, also zwischen 20:00 Uhr und 6:00 Uhr sowie an Sonn- und Feiertagen; die Summe aus tatsächlicher Nichtverfügbarkeit und angekündigten Wartungszeiten überschreitet 8 Stunden je Kalendermonat nicht; b) unaufschiebbare Sicherheitsmaßnahmen zur Abwehr einer akuten Gefahr für die Daten oder die Systeme, die wir unverzüglich nachträglich mitteilen; c) Störungen außerhalb unseres Einflussbereichs, insbesondere höhere Gewalt, Ausfälle vorgelagerter Netzbetreiber und Angriffe Dritter trotz angemessener Schutzmaßnahmen; d) Störungen, die auf einer Verletzung von Mitwirkungspflichten des Kunden beruhen.

(4) Ein Unterschreiten der vereinbarten Verfügbarkeit begründet einen Mangel. Die Rechte des Kunden richten sich nach § 16.

(5) Die Zusage nach Absatz 1 ist keine Garantie im Sinne des § 276 Abs. 1 BGB. Sie begründet für sich genommen keinen Anspruch auf eine Vertragsstrafe oder auf pauschalierten Schadensersatz. Wird die vereinbarte Verfügbarkeit unterschritten, kann der Kunde die Rechte aus § 16 geltend machen, insbesondere das Entgelt für den betroffenen Zeitraum mindern; einen darüber hinausgehenden Schadensersatz kann er nur unter den Voraussetzungen des § 18 verlangen. Das bedeutet: Wir schulden diese Eigenschaften vertraglich, und Sie haben bei einer Abweichung die Rechte aus § 16 und § 18. Wir haften aber nicht ohne jedes Verschulden, also nicht für Abweichungen, die wir nicht zu vertreten haben.

(6) Als vertragsgemäße Beschaffenheit vereinbaren die Parteien ferner die folgende Datensicherung:

a) Wir sichern den gesamten Datenbestand mindestens einmal täglich automatisiert; zusätzlich nutzen wir die von der Hetzner Online GmbH bereitgestellte automatisierte Server-Sicherung, die die letzten 7 Tage vorhält. b) Die Sicherungen werden für höchstens 30 Tage aufbewahrt. c) Die Sicherungen werden an einem zusätzlichen, vom Produktivsystem räumlich getrennten Standort vorgehalten und dort verschlüsselt gespeichert. Beide Standorte liegen ausschließlich in Deutschland und stehen ausschließlich unter unserer eigenen Kontrolle; eine dritte Stelle ist daran nicht beteiligt. d) Die maximale Wiederherstellungszeit beträgt 48 Stunden, der maximal zulässige Datenverlust 24 Stunden. e) Eine Wiederherstellung aus den Sicherungskopien wird wöchentlich automatisiert getestet. Das Ergebnis legen wir dem Kunden auf Anforderung vor, auch bereits vor Vertragsschluss. f) Gelöschte Daten sind spätestens nach 30 Tagen auch aus den Sicherungskopien entfernt. g) Ausgewählte besonders sensible Felder (u. a. Gesundheits-, Bank- und Zugangsdaten) werden bereits vor der Speicherung anwendungsseitig verschlüsselt; der dafür verwendete Schlüssel liegt technisch getrennt von den verschlüsselten Daten selbst, jedoch innerhalb derselben Serverumgebung. Der Schutz der übrigen Produktivdaten erfolgt über Zugriffskontrolle. Eine vollständige Beschreibung der eingesetzten Maßnahmen ist Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

(7) Als vertragsgemäße Beschaffenheit vereinbaren die Parteien ferner die im Auftragsverarbeitungsvertrag beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung. Eine Unterschreitung dieses Schutzniveaus ist ein Mangel; § 6 Abs. 3 gilt entsprechend.

§ 16 Rechte des Kunden bei Mängeln

(1) Die Rechte des Kunden bei Mängeln der Software richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit sich aus den folgenden Absätzen und aus § 17 nichts anderes ergibt.

(2) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich nach ihrer Entdeckung in Textform an und beschreibt sie so, dass sie nachvollzogen werden können. Unterlässt der Kunde die Anzeige, verliert er seine Mängelrechte nicht; er haftet uns jedoch für den Schaden, der durch die Unterlassung entsteht (§ 536c Abs. 2 BGB).

(3) Das Recht des Kunden zur Minderung, also zur Herabsetzung des Entgelts für die Zeit eines Mangels, bleibt unberührt. Der Kunde kann die Minderung jedoch nicht durch Abzug vom laufenden Entgelt geltend machen; er ist insoweit auf die Rückforderung des zu viel gezahlten Betrags verwiesen. Praktisch heißt das: Der Kunde zahlt zunächst weiter und fordert den zu viel gezahlten Betrag anschließend von uns zurück. § 9 Abs. 3 (Aufrechnung) bleibt unberührt.

(4) Das Recht des Kunden, den Mangel selbst zu beseitigen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen zu verlangen (§ 536a Abs. 2 BGB), ist ausgeschlossen. Der Kunde ist zu Eingriffen in die Software weder berechtigt noch technisch in der Lage.

§ 17 Haftung für Fehler, die von Anfang an in der Software steckten

(1) Unsere Haftung ohne eigenes Verschulden für Mängel, die bereits bei der Bereitstellung der Software vorhanden waren, ist ausgeschlossen (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB). Beispiel: Berechnet die Software einen Vergütungsantrag wegen eines Programmfehlers falsch, der schon bei der Bereitstellung vorhanden war, so schulden wir Schadensersatz nur, wenn wir den Fehler zu vertreten haben, wenn wir ihn also bei der gebotenen Sorgfalt hätten erkennen und vermeiden können. Für einen Fehler, den wir auch bei sorgfältiger Entwicklung und Prüfung nicht erkennen konnten, schulden wir keinen Schadensersatz. Unabhängig davon bleiben dem Kunden in beiden Fällen die Rechte aus § 16, insbesondere der Anspruch auf Beseitigung des Mangels und das Recht, das Entgelt für die Zeit des Mangels zu mindern.

(2) Unberührt bleiben:

a) die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit; b) die Haftung für arglistig verschwiegene Mängel; c) die Haftung für das Fehlen einer von uns übernommenen Beschaffenheitsgarantie, also einer Zusage, für ein bestimmtes Merkmal auch ohne Verschulden einzustehen; d) die Haftung nach § 18 dieser Bedingungen.

§ 18 Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt

a) für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung von uns, unseren gesetzlichen Vertretern oder unseren Erfüllungsgehilfen (also Personen, die wir zur Erfüllung unserer Pflichten einsetzen) beruhen; b) für Schäden, die auf Vorsatz (absichtliches Handeln) oder grober Fahrlässigkeit (eine ungewöhnlich schwere, über das übliche Maß deutlich hinausgehende Sorgfaltspflichtverletzung) von uns, unseren gesetzlichen Vertretern oder unseren Erfüllungsgehilfen beruhen; c) für Schäden, die von der zwingenden Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz umfasst sind; d) für Schäden, die auf dem Fehlen einer von uns übernommenen Beschaffenheitsgarantie beruhen; e) für arglistig verschwiegene Mängel; f) für Ansprüche betroffener Personen nach Art. 82 DSGVO sowie für Ansprüche des Kunden aus dem Innenausgleich zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter nach Art. 82 Abs. 5 DSGVO, soweit dieser auf einer Verletzung der uns nach Art. 28 und Art. 32 DSGVO oder nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag obliegenden Pflichten beruht und soweit eine vertragliche Begrenzung nach der Verordnung (EU) 2016/679 unzulässig ist.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit (jede Sorgfaltspflichtverletzung unterhalb der groben Fahrlässigkeit nach Absatz 1 lit. b, etwa ein einzelnes Versehen trotz im Übrigen sorgfältiger Arbeitsweise) haften wir nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf.

(3) In den Fällen des Absatzes 2 ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden (also auf den Schaden, mit dem bei einem Vertrag dieser Art typischerweise zu rechnen ist) begrenzt, höchstens jedoch auf einen Betrag in Höhe der vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schadensverursachenden Ereignis tatsächlich gezahlten Entgelte je Schadensfall und auf denselben Betrag für alle Schadensfälle eines Vertragsjahres zusammen.

(4) Eine weitergehende Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit, insbesondere für die Verletzung nicht wesentlicher Vertragspflichten, ist ausgeschlossen.

(5) Für den Verlust von Daten haften wir im Rahmen der vorstehenden Absätze. Beruht der Verlust nicht auf einer Verletzung unserer Pflichten aus § 15 Abs. 6, ist die Haftung auf den Aufwand begrenzt, der für die Wiederherstellung der Daten aus einer vertragsgemäß erstellten Datensicherung erforderlich gewesen wäre. Diese Begrenzung gilt nur, soweit die nach § 15 Abs. 6 geschuldete Sicherung tatsächlich vorgehalten wurde und die Daten aus ihr wiederherstellbar sind. Beruht der Verlust auf einer Verletzung unserer Pflichten aus § 15 Abs. 6, fehlt die geschuldete Sicherung, ist sie unvollständig oder lässt sie sich nicht einspielen, so gelten ausschließlich die Absätze 1 bis 4. Die Wirksamkeit der Absätze 1 bis 4 bleibt von diesem Absatz unberührt. Hat der Kunde eine ihm mögliche und zumutbare Mitwirkung unterlassen, ist das nach § 254 BGB zu berücksichtigen.

(6) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten unserer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen, wenn Ansprüche unmittelbar gegen diese geltend gemacht werden.

(7) Für Pflichtverletzungen aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag gelten die vorstehenden Beschränkungen, soweit zwingendes Datenschutzrecht sie zulässt. Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags gehen ihnen nur vor, soweit sie für den Kunden günstiger sind oder soweit zwingendes Datenschutzrecht das verlangt (§ 19 Abs. 7).

(8) Dieser Absatz betrifft Rückgriffsansprüche des Kunden nach Art. 82 Abs. 5 DSGVO sowie den Ersatz seiner Aufwendungen für Meldungen nach Art. 33 DSGVO und für Benachrichtigungen nach Art. 34 DSGVO (die Pflicht des Kunden als datenschutzrechtlich Verantwortlichem, bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten die von ihm betreuten Personen selbst zu benachrichtigen), die auf einer Pflichtverletzung von uns beruhen. Absatz 1 lit. f geht vor; soweit diese Ansprüche dort erfasst sind, bestehen sie unbeschränkt. Für die verbleibenden Fälle gilt anstelle des Absatzes 3 eine gesonderte Obergrenze in Höhe der vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem anspruchsbegründenden Ereignis tatsächlich gezahlten Entgelte je Vertragsjahr.

§ 19 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Vorbehaltlich des Absatzes 10 gilt: Soweit wir für den Kunden personenbezogene Daten der von ihm betreuten Personen verarbeiten, ist der Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher, entscheidet also allein darüber, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, und wir sind Auftragsverarbeiter, verarbeiten diese Daten also nur auf seine Weisung und nie für eigene Zwecke. Das betrifft insbesondere Gesundheits-, Vermögens- und Behördendaten sowie die gesamte Aktenführung.

(2) Für den Kunden folgt aus seiner Rolle als Verantwortlicher insbesondere:

a) Er schließt den Auftragsverarbeitungsvertrag ab und bewahrt ihn auf. b) Er erfüllt seine eigene Informationspflicht gegenüber den betreuten Personen selbst. c) Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten nimmt er die Meldung an die Aufsichtsbehörde vor; wir unterrichten ihn unverzüglich und unterstützen ihn dabei. Wir unterrichten den Kunden nach Bekanntwerden einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden, in Textform an die vom Kunden hinterlegte Meldeadresse. Die Unterrichtung enthält mindestens die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 lit. a bis d DSGVO, soweit sie uns zu diesem Zeitpunkt vorliegen; fehlende Angaben reichen wir unverzüglich nach. Der Kunde benennt bei Vertragsschluss eine Meldeadresse und kann sie jederzeit ändern.

(3) Für die Daten des Kunden als Vertragspartner, insbesondere Firmierung, Anschrift, Ansprechpartner, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Supportkorrespondenz sowie Daten aus dem Besuch unserer Website, sind wir eigenständig Verantwortlicher. Einzelheiten hierzu enthält die Datenschutzerklärung.

(4) Nutzerkonten, Rollen, Zugriffsrechte sowie Anmelde- und Zugriffsprotokolle der Beschäftigten des Kunden verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Absatz 1; Verantwortlicher ist insoweit der Kunde.

(5) Ein Zugriff auf Inhalte der Akten der betreuten Personen zu Supportzwecken erfolgt nur auf ausdrückliche, in Textform dokumentierte Anforderung des Kunden im Einzelfall. Er ist auf den zur Fehlerbehebung erforderlichen Umfang und auf die dafür erforderliche Dauer beschränkt, wird protokolliert und dem Kunden in einem für ihn einsehbaren Protokoll mit Zeitpunkt, handelnder Person und betroffenem Datensatz nachgewiesen. Dieser Zugriff ist Auftragsverarbeitung nach Absatz 1 und fällt nicht unter Absatz 3.

(5a) Zugriffe auf die Systeme zu Zwecken des Betriebs, der Wartung, der Fehlerbehebung, der Migration und der Wiederherstellung nehmen wir so vor, dass Inhalte der Akten betreuter Personen dabei nicht eingesehen werden. Ist eine Einsichtnahme im Einzelfall technisch unvermeidbar, beschränken wir sie auf das erforderliche Maß und die erforderliche Dauer. Wir protokollieren sie mit Zeitpunkt, handelnder Person, Anlass und betroffenem Datenbestand in demselben für den Kunden einsehbaren Protokoll wie den Supportzugriff nach Absatz 5. Wir teilen sie dem Kunden innerhalb von fünf Werktagen in Textform mit. Der Kreis der Personen mit administrativem Zugriff ist auf das erforderliche Maß beschränkt; diese Personen sind nach Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO zur Vertraulichkeit verpflichtet. Auf Anforderung nennen wir dem Kunden die Zahl dieser Personen und ihre Funktion.

(6) Für die Verarbeitung nach Absatz 1 gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag in der jeweils bei Vertragsschluss geltenden Fassung. Er ist ein eigenständiges Dokument mit eigener Fassungsnummer und eigenem Gültigkeitsdatum und keine Anlage zu diesen Bedingungen. Er wird der Registrierungsbestätigung als Datei beigefügt und dauerhaft im Kundenkonto bereitgehalten (§ 3 Abs. 4). Der Kunde stimmt ihm im Registrierungsvorgang gesondert zu (§ 3 Abs. 2). Fassungsnummer und Zeitpunkt der Zustimmung werden je Organisation getrennt von der Zustimmung zu diesen Bedingungen gespeichert und dem Kunden im Kundenkonto angezeigt.

(7) Bei Widersprüchen zwischen diesen Bedingungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag geht der Auftragsverarbeitungsvertrag vor. Enthält der Auftragsverarbeitungsvertrag eigene Haftungsregelungen, gehen diese § 18 nur vor, soweit sie für den Kunden günstiger sind oder soweit zwingendes Datenschutzrecht das verlangt. Eine Verschärfung der Haftungslage des Kunden über den Auftragsverarbeitungsvertrag ist ausgeschlossen. Der Vorrang des Auftragsverarbeitungsvertrags gilt ferner nicht für die Zusagen nach § 5 Abs. 4, § 5 Abs. 5, § 15 Abs. 6 und § 15 Abs. 7 dieser Bedingungen. Eine Änderung des Auftragsverarbeitungsvertrags, die hinter diesen Zusagen zurückbleibt, wird nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden in Textform wirksam; § 25 Abs. 2 gilt insoweit entsprechend.

(8) Externe Stellen, die für uns personenbezogene Daten nach Absatz 1 verarbeiten, sind Unterauftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 Abs. 2 und Abs. 4 DSGVO; sie sind im Auftragsverarbeitungsvertrag abschließend benannt. Software, die wir auf den von uns nach § 5 Abs. 4 genutzten Systemen betreiben, begründet für sich genommen kein Unterauftragsverhältnis, weil dabei keine Daten an eine andere Stelle gelangen. Der Betreiber dieser Systeme bleibt davon unberührt Unterauftragsverarbeiter (§ 5 Abs. 4). Der Zahlungsdienstleister nach § 8 Abs. 6 ist kein Unterauftragsverarbeiter; er handelt für die dort genannten Zwecke als eigener Verantwortlicher und erhält keine Daten der vom Kunden betreuten Personen.

(8a) Das Kontroll- und Auditrecht des Kunden nach Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO kann er nach seiner Wahl ausüben durch Vorlage einschlägiger Zertifikate und Prüfberichte unserer Infrastrukturanbieter oder, wenn dies zur Klärung nicht ausreicht, durch ein Vor-Ort-Audit. Ein Vor-Ort-Audit kündigt der Kunde mindestens 30 Tage vorher in Textform an; es findet höchstens einmal je Kalenderjahr statt, es sei denn, ein besonderer Anlass rechtfertigt ein weiteres Audit, insbesondere eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Die Kosten eines Vor-Ort-Audits trägt der Kunde; stellt das Audit einen Verstoß gegen den Auftragsverarbeitungsvertrag fest, tragen wir die Kosten. Einzelheiten regelt ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag; weicht er von dieser Regelung ab, geht die für den Kunden günstigere Fassung vor (§ 19 Abs. 7).

(9) Die Einbindung eines E-Mail-Postfachs (§ 13 Abs. 3) und die Bankanbindung (§ 13 Abs. 4) erfolgen mit den Zugangsdaten des Kunden und auf dessen Weisung. Ein eigenes Unterauftragsverhältnis zu den betroffenen Anbietern begründen wir dadurch nicht.

(10) Führt eine ehrenamtlich betreuende Person die Betreuung selbst und nutzt sie einen Zugang innerhalb des Vertrags eines anerkannten Betreuungsvereins (§ 2 Abs. 5), so ist sie für die Daten dieser Betreuung Verantwortliche. Der Verein ist insoweit ihr Auftragsverarbeiter und wir sind weiterer Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter). Eine Genehmigung nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO wird durch diese Bedingungen nicht erteilt; sie kann nur von der Verantwortlichen selbst erklärt werden.

Was der Verein vor der Zugangsvergabe zu tun hat: Er schließt mit dieser Person einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Er lässt sich darin die allgemeine Genehmigung nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO für unseren Einsatz als weiteren Auftragsverarbeiter erteilen. Er weist uns die Erteilung auf Anforderung in Textform nach. Bis zum Nachweis darf er dieser Person keinen Zugang vergeben. Wir stellen ihm hierfür ein Muster sowie die Angaben zu unserer Verarbeitung, zu unseren Unterauftragsverarbeitern und zu unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen unentgeltlich zur Verfügung. Auf diese Folgepflicht weist § 2 Abs. 5 hin.

Weisungen nehmen wir ausschließlich vom Verein entgegen. Wendet sich die ehrenamtlich betreuende Person mit einem Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschverlangen an uns, verweisen wir sie an den Verein; der Verein bearbeitet das Verlangen, wir unterstützen ihn dabei nach Absatz 12. Für die Verpflichtung dieser Person durch den Verein gilt § 14 Abs. 2 Satz 2. Dieselbe Regelung wird in den Auftragsverarbeitungsvertrag übernommen.

(11) Buchungs- und Rechnungslegungsdaten werden in der Software revisionssicher geführt. Sie werden nach ihrer Erfassung nicht geändert und nicht gelöscht; Korrekturen erfolgen durch eine gekennzeichnete Gegenbuchung. Der Kunde kann einem Berichtigungs- oder Löschverlangen zu diesen Daten innerhalb der Software daher nicht durch Änderung oder Löschung nachkommen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entfernt die Software die Freitextangaben dieser Datensätze automatisch. Für alle übrigen Daten einer betreuten Person stellt die Software dem Kunden Funktionen zur Berichtigung, zur Einschränkung der Verarbeitung und zur Löschung bereit.

(12) Wir unterstützen den Kunden bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen. Unabhängig von einer Sperrung nach § 12 erhält der Kunde auf Anforderung innerhalb von fünf Werktagen die zur Beantwortung eines Auskunftsersuchens nach Art. 15 DSGVO erforderlichen Daten einer einzelnen betreuten Person. Dasselbe gilt für Verlangen nach Art. 16, Art. 17 und Art. 18 DSGVO im Rahmen des Absatzes 11.

§ 20 Datenexport während der Vertragslaufzeit

(1) Der Kunde kann während der Vertragslaufzeit einen Export seiner Daten anfordern. Er wendet sich hierzu an unseren Support; für die Bereitstellung planen wir in der Regel bis zu 30 Kalendertage ein, bei umfangreichen Datenbeständen kann es länger dauern.

(2) Der Export erfolgt in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (insbesondere CSV, JSON oder PDF), soweit unsere Systeme das für die jeweilige Datenkategorie unterstützen. Wir schulden keine automatisierte Zusammenführung zu einer vollständigen Akte je betreuter Person; die exportierten Datensätze sind über die Kennnummer der betreuten Person und die Kennnummern der einzelnen Datensätze miteinander verknüpfbar, sodass der Kunde sie selbst zuordnen kann. Die Aktenansicht der Software selbst wird nicht mit exportiert.

(3) Welche Datenkategorien der Export umfasst, ergibt sich aus Anlage 1.

(4) Für höchstens zwei Anforderungen je Vertragsjahr berechnen wir kein Entgelt. Fordert der Kunde den Export darüber hinaus an, können wir den hierfür entstehenden Aufwand in Rechnung stellen.

§ 21 Wechsel des Anbieters und Datenübertragbarkeit

Dieser Abschnitt setzt Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Datenverordnung, auch "Data Act") um. Exportierbare Daten sind alle Daten, die der Kunde in die Software eingegeben hat oder die durch seine Nutzung entstanden sind, einschließlich der zugehörigen Metadaten. Digitale Vermögenswerte sind daneben die vom Kunden angelegten Vorlagen, Konfigurationen und Dokumente.

(1) Möchte der Kunde zu einem Datenverarbeitungsdienst eines anderen Anbieters oder auf eine informations- und kommunikationstechnische Infrastruktur in eigenen Räumlichkeiten wechseln, teilt er uns dies mit einer Frist von mindestens sechs Wochen vor dem gewünschten Wechseltermin in Textform mit. Die kürzeren Kündigungsfristen nach § 11 bleiben davon unberührt; dieser Absatz verlängert die Vertragsbindung des Kunden nicht.

(2) Wir übertragen die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte innerhalb einer angemessenen Frist, die in der Regel 60 Kalendertage ab Zugang der Mitteilung nach Absatz 1 nicht überschreitet. Während dieser Frist gilt der Vertrag zu den regulären Bedingungen fort.

(3) Wir leisten dem Kunden und den von ihm dazu ermächtigten Dritten hierbei angemessene Unterstützung und stellen ihm die hierfür einschlägigen Informationen bereit. Wir halten den Geschäftsbetrieb während der Übertragung aufrecht und sorgen für ein angemessenes Sicherheitsniveau.

(4) Ist die Übertragung innerhalb der Frist nach Absatz 2 im Einzelfall technisch nicht möglich, teilen wir dem Kunden dies unter Angabe der Gründe mit und benennen einen angemessenen weiteren Zeitraum.

(5) Die Datenkategorien und digitalen Vermögenswerte, die während des Wechsels übertragen werden können, sind in Anlage 1 erschöpfend aufgeführt. Erfasst sind mindestens alle exportierbaren Daten. Datenkategorien, die für unsere interne Funktionsweise spezifisch sind und deren Übertragung eine Verletzung von Geschäftsgeheimnissen besorgen lässt, sind in Anlage 2 erschöpfend aufgeführt und von der Übertragung ausgenommen.

(6) Nach erfolgreich abgeschlossener Übertragung gilt der Vertrag als beendet; für die Löschung der verbleibenden Daten gilt § 23. Verlangt der Kunde statt eines Wechsels die Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte, teilt er uns dies anstelle der Mitteilung nach Absatz 1 mit; § 23 gilt dann unmittelbar.

(7) Für die Bereitstellung, die Extraktion und die Übertragung der Daten im Rahmen eines Wechsels nach diesem Paragraphen erheben wir kein gesondertes Entgelt; das reguläre, während der Frist nach Absatz 2 weiterlaufende Nutzungsentgelt bleibt hiervon unberührt. Sanktionen für eine damit verbundene vorzeitige Kündigung sehen wir nicht vor.

§ 22 Keine Wechselhindernisse, Informationen zum Wechsel, Verzeichnis der Formate

(1) Wir stellen dem Kunden keine vorkommerziellen, gewerblichen, technischen, vertraglichen und organisatorischen Hindernisse in den Weg, die ihn daran hindern,

a) den Vertrag nach erfolgreich abgeschlossenem Wechsel nach § 21 zu kündigen, b) Verträge mit anderen Anbietern derselben Dienstart zu schließen, c) seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte zu einem anderen Anbieter oder auf eine eigene Infrastruktur zu übertragen, d) mehrere Anbieter parallel zu nutzen.

(2) Wir halten auf unserer Website in einem gesonderten Abschnitt Informationen zum Anbieterwechsel bereit. Diese Informationen umfassen

a) die geltenden Standarddienstentgelte, b) die Angabe, dass keine Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung im Zusammenhang mit einem Wechsel erhoben werden, c) die Angabe, dass keine gesonderten Wechselentgelte anfallen, d) die Angabe, welche Bestandteile der Leistung den Wechsel erschweren können.

(3) Zu den Bestandteilen nach Absatz 2 lit. d gehören insbesondere: Signaturen und Zustellnachweise aus dem elektronischen Rechtsverkehr, anbietergebundene Vorlagenformate sowie die Verknüpfungen zwischen Buchungen, Dokumenten und Klientenakten, die sich beim Export in getrennte Dateien auflösen.

(4) Wir halten auf unserer Website ein aktuelles Verzeichnis der von uns unterstützten Verfahren, Formate und bekannten technischen Grenzen für Export und Wechsel bereit. Das Verzeichnis ist unter https://bürofluss.de/datenexport-verzeichnis.html abrufbar.

§ 23 Löschung der Kundendaten nach Vertragsende

(1) Endet der Vertrag, ohne dass ein Wechsel nach § 21 erfolgreich vollzogen wird, stellen wir die Daten des Kunden für 30 Kalendertage ab Vertragsende zum Export bereit. Der Kunde kann diese Frist vor ihrem Ablauf einmalig um bis zu 30 weitere Kalendertage verlängern; die Verlängerung ist unentgeltlich und wird in Textform bestätigt.

(2) Nach Ablauf dieser Frist löschen wir die Daten vollständig, sofern der Kunde nicht innerhalb der Frist die Rückgabe in den in Anlage 1 für die jeweilige Datenkategorie ausgewiesenen Formaten verlangt hat. Die Wahl zwischen Rückgabe und Löschung liegt beim Kunden. Verlangt der Kunde die Rückgabe, stellen wir sie innerhalb von 14 Kalendertagen nach Eingang des Verlangens bereit und löschen die Daten spätestens 14 Kalendertage nach der Bereitstellung vollständig. Über die vollzogene Löschung stellen wir dem Kunden auf Verlangen eine Bestätigung in Textform aus.

(3) Von der Löschung ausgenommen sind ausschließlich unsere eigenen Rechnungs- und Buchungsunterlagen, soweit für sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere nach § 147 Abs. 1 und Abs. 3 AO und § 257 Abs. 1 und Abs. 4 HGB. Der Datenbestand des Kunden fällt nicht unter diese Ausnahme.

(4) Spätestens 14 Kalendertage vor Ablauf der Frist nach Absatz 1 weisen wir den Kunden in Textform auf die bevorstehende Löschung hin. Denselben Hinweis enthält die Kündigungsbestätigung.

(5) Unabhängig vom Beendigungsgrund und vom Verlauf eines Wechselvorgangs löschen wir sämtliche Daten des Kunden spätestens 30 Kalendertage nach Ablauf des jeweils einschlägigen Abrufzeitraums; Absatz 3 bleibt unberührt.

(6) Aus den Sicherungskopien werden gelöschte Daten nach dem in § 15 Abs. 6 lit. f genannten Zeitraum entfernt. Bis dahin bleiben sie ausschließlich im Sicherungsbestand, sind gegen Zugriff geschützt und werden nicht in das Produktivsystem zurückgespielt. Die Bestätigung nach Absatz 2 weist den Zeitpunkt der Löschung im Produktivsystem und den spätesten Zeitpunkt der Entfernung aus den Sicherungen getrennt aus.

§ 24 Betriebseinstellung und Verhinderung des Anbieters

(1) Für den Fall einer länger andauernden Verhinderung des Anbieters besteht derzeit keine gesonderte Vertretungsregelung und keine Hinterlegung von Zugangsdaten bei einer dritten Stelle. Die Daten des Kunden bleiben auf den bestehenden Systemen gespeichert und gehen dadurch nicht verloren; ihre Verfügbarkeit und die Bearbeitung von Anfragen können sich in diesem Fall jedoch verzögern.

(2) Der Kunde kann jederzeit einen Export seiner Daten anfordern (§ 20). Im Fall einer Verhinderung nach Absatz 1 kann sich die Bearbeitungszeit über die in § 20 genannte Frist hinaus verlängern.

(3) Stellen wir den Betrieb der Software ein, teilen wir das dem Kunden mindestens drei Monate vorher in Textform mit und benennen den Zeitraum, in dem der Datenabzug möglich ist. Dieser Zeitraum beträgt mindestens 30 Kalendertage ab dem Zeitpunkt der Einstellung.

§ 25 Änderungen dieser Bedingungen

(1) Wir können diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, aber nur soweit dies erforderlich ist

a) zur Anpassung an eine geänderte Rechtslage oder an eine geänderte höchstrichterliche Rechtsprechung, b) zur Anpassung an eine geänderte Verwaltungspraxis einer zuständigen Aufsichtsbehörde, c) zur Anpassung an eine technische Weiterentwicklung der Software, wenn diese Bedingungen dadurch in einzelnen Punkten gegenstandslos oder widersprüchlich würden, und die Anpassung sich auf die Beseitigung dieses Widerspruchs beschränkt, d) zur Schließung einer Regelungslücke, die dadurch entsteht, dass eine Klausel durch ein Gericht oder eine Aufsichtsbehörde für unwirksam erklärt worden ist; die Anpassung beschränkt sich auf die Ersetzung der betroffenen Klausel,

und die Änderung den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Andere Anlässe berechtigen nicht zu einer Änderung. In der Änderungsmitteilung benennen wir den Buchstaben dieses Katalogs, auf den wir die Änderung stützen, und begründen ihn.

(2) Nicht von diesem Änderungsvorbehalt erfasst sind Änderungen der Hauptleistungspflichten, insbesondere des vertraglich vereinbarten Leistungsumfangs und der Entgelte. Solche Änderungen bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung; für Entgelte gilt ausschließlich § 10. Ebenfalls nicht erfasst sind die Zusagen nach § 5 Abs. 4 (Betrieb ausschließlich in Deutschland) und § 5 Abs. 5 (keine Verarbeitung durch Dienste künstlicher Intelligenz, keine Auswertung für eigene Zwecke, kein Training von Modellen) sowie die Zusagen zur Datensicherung nach § 15 Abs. 6 und zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 15 Abs. 7. Ihre Änderung bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden in Textform; Absatz 3 findet auf sie keine Anwendung.

(3) Geänderte Bedingungen teilen wir dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem geplanten Inkrafttreten in Textform mit und stellen ihm den vollständigen geänderten Text zur Verfügung. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Zeitpunkt des vorgesehenen Inkrafttretens (§ 26), gelten die geänderten Bedingungen als angenommen. Auf diese Bedeutung seines Schweigens weisen wir in der Änderungsmitteilung gesondert und hervorgehoben hin.

(4) Widerspricht der Kunde fristgerecht, gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort. Beide Parteien können den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens außerordentlich kündigen. Die Rechte aus §§ 20 bis 23 bleiben dem Kunden vollständig erhalten.

(5) Eine Änderung, die ausschließlich der Beseitigung von Schreibfehlern oder der Anpassung des Layouts dient und die Rechte und Pflichten der Parteien nicht berührt, führt nicht zu einer neuen Hauptfassung und löst das Verfahren nach Absatz 3 nicht aus. Sie erhöht nur die Nebenversionsnummer.

(6) Änderungen des Auftragsverarbeitungsvertrags richten sich ausschließlich nach den dort getroffenen Regelungen; das Verfahren nach Absatz 3 findet auf ihn keine Anwendung. Änderungen des Auftragsverarbeitungsvertrags, die die Haftung des Anbieters gegenüber dem Kunden betreffen oder hinter den Zusagen nach § 5 Abs. 4, § 5 Abs. 5, § 15 Abs. 6 und § 15 Abs. 7 zurückbleiben, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden in Textform; Absatz 3 findet auf sie keine Anwendung.

§ 26 Widerspruch des Kunden

(1) Wo diese Bedingungen dem Kunden ein Widerspruchsrecht einräumen (§ 10 Abs. 3, § 25 Abs. 3, § 28 Abs. 3), ist der Widerspruch in Textform an kontakt@buerofluss.de oder über die dafür vorgesehene Funktion im Kundenkonto zu erklären.

(2) Der Widerspruch ist fristgerecht, wenn er uns bis zum Ablauf des letzten Tages der jeweils genannten Frist zugeht. Maßgeblich ist der Zugang, nicht die Absendung. Ein am letzten Tag eingehender Widerspruch ist auch dann fristgerecht, wenn er außerhalb unserer Geschäftszeiten eingeht.

(3) Wir bestätigen den Eingang in Textform und teilen dabei mit, ob der Widerspruch fristgerecht eingegangen ist und welche Rechtsfolge eintritt.

(4) Eingangszeitpunkt, Fristwahrung und Rechtsfolge werden protokolliert.

§ 27 Vertraulichkeit

(1) Beide Parteien behandeln alle ihnen im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt werdenden vertraulichen Informationen der anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Erfüllung dieses Vertrags.

(2) Vertraulich sind alle Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt, insbesondere sämtliche Daten der vom Kunden betreuten Personen.

(3) Die Pflicht besteht auch nach Beendigung des Vertrags fort. Sie gilt nicht für Informationen, die allgemein bekannt sind, die einer Partei ohne Verletzung einer Vertraulichkeitspflicht bekannt werden oder deren Offenlegung gesetzlich oder behördlich angeordnet ist. Vor einer Offenlegung, die Daten der vom Kunden betreuten Personen betrifft, unterrichten wir den Kunden unverzüglich in Textform, sofern das anwendbare Recht dies nicht ausdrücklich verbietet; in diesem Fall unterrichten wir ihn, sobald das Verbot entfällt. Wir prüfen die Anordnung auf ihre Rechtmäßigkeit, legen nur das rechtlich Gebotene offen und legen gegen unzulässige Anordnungen die zur Verfügung stehenden Rechtsbehelfe ein. Anordnungen von Behörden außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums befolgen wir nur, soweit eine Rechtsgrundlage nach Art. 48 DSGVO besteht.

§ 28 Schlussbestimmungen

(1) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Individuelle Vertragsabreden zwischen den Parteien haben stets Vorrang vor diesen Bedingungen und gelten unabhängig von Satz 1; einer Bestätigung in Textform bedarf es dafür nicht (§ 305b BGB).

(2) Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit unserer vorherigen Zustimmung in Textform auf einen Dritten übertragen. Die Zustimmung darf nicht ohne sachlichen Grund verweigert werden.

(3) Beabsichtigen wir, diesen Vertrag auf einen anderen Rechtsträger zu übertragen, teilen wir das dem Kunden mindestens sechs Wochen vorher in Textform mit und nennen den neuen Vertragspartner, dessen Sitz und dessen Vertretungsberechtigte. Der Kunde kann der Übertragung innerhalb dieser Frist nach § 26 widersprechen; maßgeblich ist der Zugang des Widerspruchs bis zum Ablauf des letzten Tages der Frist. Widerspricht er, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt der geplanten Übertragung außerordentlich kündigen. Die Rechte des Kunden aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag bleiben unberührt.

(4) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf.

(5) Ist der Kunde Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs (im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer sowie Personen- und Kapitalgesellschaften), juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag 65205 Wiesbaden-Erbenheim. Wir sind darüber hinaus berechtigt, den Kunden an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen. Ist der Kunde nicht Kaufmann in diesem Sinne, insbesondere als nicht im Handelsregister eingetragener Einzelbetreuer, gilt diese Gerichtsstandsvereinbarung nicht; es gelten dann die gesetzlichen Vorschriften, sodass für eine Klage grundsätzlich der allgemeine Gerichtsstand der beklagten Partei maßgeblich ist.

(6) Ist eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam oder undurchführbar, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

(7) Werktage im Sinne dieser Bedingungen sind Montag bis Freitag mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage am Sitz des Anbieters. Alle übrigen Fristen sind nach Kalendertagen zu berechnen.

Anlage 1: Exportierbare Datenkategorien

Diese Anlage führt nach § 21 Abs. 5 erschöpfend auf, welche Datenkategorien und digitalen Vermögenswerte übertragen werden können. Sie umfasst mindestens alle exportierbaren Daten, also die Eingabe- und Ausgabedaten einschließlich Metadaten, die unmittelbar oder mittelbar durch die Nutzung der Software durch den Kunden oder gemeinsam erzeugt werden.

Klientenstammdaten — Ausgabeformat: CSV, JSON.
Betreuungsdaten und Aufgabenkreise — Ausgabeformat: CSV, JSON.
Kontakte und Beteiligte — Ausgabeformat: CSV, JSON.
Dokumente und Dateien — Ausgabeformat: Originalformat, Dokumente zusätzlich als PDF/A.
Briefe — Ausgabeformat: PDF/A, Metadaten als CSV oder JSON.
Berichte — Ausgabeformat: PDF/A, Metadaten als CSV oder JSON.
Fristen und Wiedervorlagen — Ausgabeformat: CSV, JSON.
Kalendereinträge — Ausgabeformat: ICS, CSV.
Bankkonten und Buchungen — Ausgabeformat: CSV, JSON.
Vermögensverzeichnisse — Ausgabeformat: PDF/A, CSV.
Rechnungslegungen — Ausgabeformat: PDF/A, CSV.
Abrechnungen und Vergütungsanträge, einschließlich der gesetzlich vorgegebenen Bemessungsgrundlagen und der je betreuter Person und Abrechnungszeitraum tatsächlich angesetzten Werte (Fallgruppe, Pauschale, Zeitraum, Ergebnis) — Ausgabeformat: PDF/A, CSV.
Inhalte des eingebundenen E-Mail-Postfachs — Ausgabeformat: EML, Metadaten als CSV.
Vorlagen des Kunden — Ausgabeformat: Originalformat.
Genehmigungen — Ausgabeformat: CSV, JSON.
Aufgaben — Ausgabeformat: CSV, JSON.
Protokolleinträge zur Organisation des Kunden, einschließlich der Zugriffsprotokolle zu den Akten der betreuten Personen mit Zeitpunkt, handelnder Person und betroffenem Datensatz — Ausgabeformat: CSV, JSON.
Nutzer- und Rechtekonfiguration — Ausgabeformat: CSV, JSON.

Anlage 2: Von der Übertragung ausgenommene Datenkategorien

Diese Anlage führt nach § 21 Abs. 5 erschöpfend auf, welche Datenkategorien für die interne Funktionsweise der Software spezifisch sind und deren Übertragung eine Verletzung von Geschäftsgeheimnissen besorgen lässt.

Quellcode, Algorithmen und Implementierung der Vergütungsberechnung. Nicht ausgenommen sind die gesetzlich vorgegebenen Bemessungsgrundlagen und die je betreuter Person und Abrechnungszeitraum tatsächlich angesetzten Werte (Fallgruppe, Pauschale, Zeitraum, Ergebnis); diese sind nach Anlage 1 Nr. 12 exportierbar. — Grund der Ausnahme: Geschäftsgeheimnis, für die interne Funktionsweise spezifisch.
Systemtelemetrie und interne Betriebsprotokolle ohne Bezug zu Inhalten des Kunden — Grund der Ausnahme: für die interne Funktionsweise spezifisch.
Interne Schlüssel, Konfigurationen und Sicherheitsparameter der Plattform — Grund der Ausnahme: Sicherheit der Verarbeitung, Geschäftsgeheimnis.

Die Ausnahme nach dieser Anlage darf den Wechsel nicht behindern oder verzögern.

Diese Anlage betrifft ausschließlich die Übertragbarkeit beim Anbieterwechsel. Die Rechte des Kunden auf Information, Nachweis und Kontrolle nach Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO (näher ausgestaltet in § 19 Abs. 8a) und Art. 33 DSGVO sowie seine Ansprüche auf Auskunft zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls bleiben unberührt.